Tietotyö on livahtanut osaksi liki kaikkien ihmisten työtä tavalla tai toisella. Enää ei ehkä ole relevanttia puhua tietotyöläisistä ja suorittavan työn tekijöistä, vaan tietotyön asteesta työn sisällössä. Tämä perustuu esimerkiksi siihen, että tietotekniikka on tullut osaksi suorittavaakin työtä tuntikirjausten, työselosteiden ja viestinnän muodossa.

Mutta jos pureudutaan ihan perinteiseen tietotyöhön erilaissa monitoimijaprojekteissa tai vaikkapa vain oman organisaation sisällä, on tietotyön tuottavuus edelleen heikolla tasolla. Tietotyössä keskeistä on lisäarvon luominen, eli hyödyntää olemassa olevaa tietoa ja lisätä siihen jotain uutta ja luoda organisaatiolle tai asiakkaille entistä arvokkaampaa, nopeampaa tai muuten parempaa palvelua.

Ihmiset tallentavat dokumentteja omille kovalevyulleen, aloittavat dokumentit alusta yhä uudelleen ja uudelleen, jokaisella on omat dokumenttipohjat ja arkistot. Käytössä ei useinkaan ole valmiita ja yhteisiä perustietokokonaisuuksia kuten esim. projektisuunnitelmpohja, kokousmuistio, hankekuvaus, tarjouspohja, yrityksen esittelyteksti, tuotteiden hyötyargumentit, gantt-kaaviot, vastuumatriisit, ROI-laskelmapohjat, GTM-pohja tms.  Ja mikä pahinta, ei tiedetä onko organisaatio aikaisemmin tehnyt samanlaista toimitusta, palvelua, tarjousta, sopimusta etc.

Edellä kuvattu heikko tietotyössä tapahtuva tiedon jakaminen koski etupäässä organisaation sisäistä tiedon jakamista, mutta tilanne luonnostaan pahenee kun mukaan tulee muita toimijoita esim. monitoimittajaprojektissa tai yhteistyössä. Dokumenttien jakelutie organisaatioiden välillä on valitettavan usein edelleen “ihanan” joustava ja turvallinen sähköposti. Kukaan ei tiedä missä viimeisimmät versiot eri dokumenteista ovat, ja kaikkien entisestään turvonneet sähköpostilaatikot hukuttavat uuden projektin dokumentit sisäänsä muutamassa päivässä. Virtuaalineuvottelut ja pikaviestintä tuovat tähän toimintaan entisestään haastetta ja korostavat toimivaa tietojen jakamistekniikkaa ja toimintatapaa samaan aikaan se organisaation sisällä että organisaayioiden välillä.

Suomessa pitäisi saada entistä enemmän aikaan vähemmällä työpanoksella, mutta tämä ei käytännössä tunnu olevan ainakaan tietotyössä lähellä toteutumistsa vielä.