Tietojärjestelmien hyödyllisyys eli tuottavuuden varmistaminen tai parantaminen on suoraan sidoksissa järjestelmien käyttämisen laajuuteen ja intensiteettiin. Täysin automaattisesti tietoa keräävät ja koneita ohjaavat tuetojärjestelmät ovat oma lukunsa, mutta muiden järjestelmien osalta juuri käyttäjät tekevät järjestelmästä hyödyllisen käyttämällä järjestelmää hyvin tai huonosti, laajasti tai suppeasti, innostuneesti tai pakolla.

Mistä järjestelmän käyttämisessä on käyttäjän näkökulmasta kysymys ja miksi käyttäjästä voi tulla este tuottavuuden parantamiselle?

Meillä kaikilla ammattia ja ikää katsomatta on kokemuksia tietojärjestelmien käyttöönottamosesta ja käyttämisestä. Pankkiautomaatit, televisiot, digiboxit ja kännykät ovat niitä yksinkertaisimpia, joiden kanssa kaikki ovat tekemisissä. Sähköpostista ja Facebookista on tullut jokahetkisen kyttäämisen kohde. Työssään ihmiset joutuvat näiden lisäksi käyttämään satoja erilaisia sovelluksia jos mietitään erilaisia organisaatioita vaikkapa vain Suomessa.

Tietojärjestelmän kohtaaminen ensimmäisen kerran tapahtuu useimmiten ilman konkreettista kosketusta järjestelmään – järjestelmän tulemisesta kuulee puhetta. Tietojärjestelmää on kaivattu kenties jo kauan aikaa tai sitten tietojärjestelmä on hankittu poistamaan ihmistyötä, mikä aiheuttaa usein myös vastustusta. Tässä puhevaiheessa järjestelmälle luodaan jo varsin tukeva pohja menestykselle eli hyödylle tai epäonnistumiselle eli hyödyttömyydelle. Yhtään puhetta tietojärjestelmästä ei pitäisi puhevaiheessa olla ilman selviä ja konkreettisia perusteluita käyttäjäjien näkökulmasta. Tuottavuutta tuovan järjestelmän on tuotava hyötyä myös käyttäjälle, win-win.

Meidän jokaisen on helppo samaistua ajatuksiin uudesta tietojärjestelmästä negatiivisesta näkökulmasta: mihin sitä tarvitaan, eikö vanhat systeemit riitä, taasko uusi, näyttää vaikealta, onpa paljon valikoita, en saa selvää ohjeista, en nyt kyllä tajua koulutuksesta juuri mitään, mitenkähän osaan käyttää tätä sitten oikeassa tilanteessa, muistanko enää mitään viikon päästä.

Miksi meidän käyttäjien on vaikea nähdä järjestelmä positiivisessa valossa: mukava päästä eroon manuaalityöstä, kiva kun pääsee tekemään jotain arvokkaampaa, tämä varmaan helpottaa tuötäni, tämä säästää minulta paljon aikaa vuodessa, onpa mukava kun voi tehdä tämän milloin vain ja mistä vain, näyttää mutkikkaalta, mutta kun käyn sitä pari kertaa harjoitusmielessä läpi osaan sitä varmasti käyttää, täytyy vain rohkeasti tutkia ja testailla.

Entäpä sitten toiset käyttäjät? Noi toiset osaa tätä aivan varmasti käyttää paljon paremmin, en viitsi kysyä kolleegalta, kun se pitää minua ihan tyhmänä kun en nyt tätä osaa.

Tietojärjestelmän käytön aloittaminen jää heikoksi ja käyttäjälle syntyy epävarma olo järjestelmän käytöstä. Tämä alkuasetelma on omiaan pilaamaan käyttäjän järjestelmän menestyksekkään eli tuottavuutta lisäävän käytön mitä todennäköisimmin. Kukaan ei voita tässä tilanteessa.